Práca s adresátmi

Kontakty na ľudí, ktorí budú dostávať e-mailové letáky, je možné pridávať ručne alebo alebo pomocou importu. Import adries je možný priamo z tabuľkového procesora (napríklad Microsoft Excel) prostredníctvom jednoduchého formátu .csv. Tabuľku adresátov, ktorá obsahuje minimálne stĺpce Meno a E-mail si vyexportujete do formátu .csv (býva označený ako Hodnoty oddelené čiarkou / Comma-separated values) a následne pomocou jednoduchého formulára s niekoľkými krokmi nahráte do eDirectu. Počas importu vám bude eDirect klásť upresňujúce otázky (napríklad do akej skupiny chcete importovaných adresátov zaradiť) a na záver vypíše správu o výsledku importu.

Pri importe z Excelu nemeníte na týchto predvolených hodnotách nič.

Ekvivalentným spôsobom pracuje export adresátov, ktorého výstupom je tiež csv súbor. Tento súbor si môžete jednoducho otvoriť pomocou Excelu, pracovať s ním a nakoniec ho prípadne znova naimportovať do eDirectu.
Pri ručnom vytváraní kontaktu na adresáta využívate jednoduchý formulár. Preddefinované hodnoty nie je potrebné meniť, stačí preto vyplniť Meno, Priezvisko a E-mail a priradiť adresáta do skupiny pomocou roletkového menu.

Užívateľské polia slúžia na pridanie doplnkových informácií k adresátom. Napríklad kontakt na firmu alebo rozlíšenie pohlavia. Túto funkciu je možné využiť vtedy, ak potrebujete svoje kontakty čo najefektívnejšie rozlíšiť. Samozrejme, na rozlíšenie samotných kontaktov slúži aj zaradenie kontaktu do určitej skupiny. Avšak, pri užívateľských poliach máte zobrazené všetky kontakty a užívateľské polia zoradene abecedne pod sebou, takže sa nemusíte zbytočne preklikávať medzi skupinamy kontaktov.

S už zadaným kontakom vieme pracovať nielen tak, že mu upravujeme údaje cez funkciu „edituj“ (funkcia vedľa kontaktu). Pri samotnom plánovaní akému kontaktu bude chodiť Váš leták, mu vieme priradiť status, ktorý mu (ne)umožní doručovanie letáku.

Vopred označný(é) kontakt(y) vieme funkciami nachádzajúcimi sa na spodnej strane listu mazať alebo priradzovať im status doručovania letáku. Funkcia „AKTIVOVAŤ“ umožní kontaktu doručovanie každého letáku, ktorý je mu adresovaný. Tento status sa nám prejavý pri detailnom otvorení samotného kontaktu, kedy na konci detailu kontaktu v položke „Systémový status“ je uvedené „AKTÍVNY“.

Funkcia „DEAKTIVOVAŤ“ neumožní kontaktu doručovanie letáku, ktorý mu je adresovaný. Dôvodom rozhodnutia sa administrátora priradiť kontaktu tento status, môže byť napríklad sezónne letáky, ktoré samozrejme že nieje možné doručovať celoročne. Taktiež môže ísť o žiadosť samotného kontaktu, pre nedoručovanie letáku na isté obdobie. Táto funkcia je návratná a zmena statusu, je možná kedykoľvek. Tento status sa nám prejavý vo všeobecnom prehľade kontaktov zmenou farby, z čiernej na sivú alebo pri detailnom otvorení kontaktu, kedy na konci v položke „Systémový status“ je uvedené „NEAKTÍVNY“

Funkcia „ZAKÁZAŤ“ rovnako ako predošlá funkcia, neumožní kontaktu doručovanie letáku, ktorý mu je adresovaný. Dôvodom rozhodnutia sa administrátora priradiť kontaktu tento status, môže byť napríklad výslovný nesúhlas kontaktu pre doručovanie letáku. Neodporúča sa kontakt jednoducho vymazať zo zoznamu, aby sa omylom jeho kontakt po čase nepridal do zoznamu pre doručovanie letáku. Daná situácia by mohla mať veľmi nepríjemný dôsledok, kedže podľa § 3 ods. 7, zákona 147/2001 o reklame a o zmene a doplnení niektorých zákonov, sa „reklama nesmie šíriť adresne, ak adresát doručovanie reklamy vopred odmieta“. Tento status sa nám prejavý vo všeobecnom prehľade kontaktov zmenou farby, z čiernej na sivú alebo pri detailnom otvorení kontaktu, kedy na konci v položke „Systémový status“ je uvedené „ZAKÁZANÝ“